Automatiserat workflow och snabbare affärer

När LRF, Lantbrukarnas Riksförbund, ville effektivisera sitt arbetssätt kom vi på Mild in i bilden. LRF är en politiskt obunden intresse- och företagarorganisation som bidrar till utvecklingen av Sveriges gröna näringar. De håller även en övergripande koll på hur vårt lantbruk mår, larmar om något inte står rätt till eller lämnar glädjande rapporter, som att vi har börjat äta mer närodlat grönt.
LRF:s tidigare system innebar bland annat att leadsen exporterades ut manuellt från Facebook och lades in i en excel-fil, som sen blev en ringlista. Istället hade LRF som idé att föra samman flödet av Facebook-leads, så att säljarna lättare kunde följa upp potentiella affärer. De ville också att flödet skulle automatiseras så mycket som möjligt, helst så mycket att det inte behövdes någon manuell hantering alls. Det lät som en bra idé, tyckte vi. Och gav oss i kast med ett av våra större researcharbeten för att hitta den bästa lösningen för LRF.

För att få en bra uppfattning om LRF:s dåvarande arbetssätt och situation satte vi på Mild igång med ett omfattande researcharbete. Vi började med möten på deras kontor i centrala Stockholm, bunkrade upp med kaffe och tilltugg och pratade om hur de arbetade, vilka problem de stod inför, vad deras mål med effektiviseringen var och så vidare. Grundläggande samtal, kan man säga, och samtidigt fina tillfällen till att lära känna varandra lite bättre.
Utifrån våra möten med LRF fortsatte vi vår research med att gå igenom de tjänster och CRM:s som fanns tillgängliga. Här lade vi mycket effort, då det var viktigt att få till en smidig, sömlös sammansättning. Vårt letande och jämförande landade slutligen i CRM:et Pipedrive. Som koppling mellan Pipedrive och Facebook valde vi en Zapier-lösning samt en koppling till APSIS. LRF var också intresserade av en statistikmodul för visning av försäljning samt en smidigare hantering av sina nyhetsbrevsutskick.

Zapier är en finurlig plattform som låter dina olika tjänster prata med varandra. Automatiserade anslutningar, så kallade zaps, bygger arbetsflöden mellan appar på ett enkelt, smidigt sätt. För LRF:s del betyder det att när en potentiell kund fyller i en annons på Facebook, exempelvis en intresseanmälan kring medlemskap, hämtas informationen upp av Zapier. Sen tilldelar Zapier leadet till en aktuell säljare och skapar upp posten Pipedrive.

Pipedrive är ett CRM som ger dig väldigt enkla verktyg för bland annat leads-hantering, försäljning och administrativa uppgifter. För att smarta till sina tjänster har Pipdrive även stoppat in lite AI, som ett slags försäljningsassistent. När LRF tar emot ett Facebook-lead matas det automatiskt in i Pipedrive. Där kan säljarna snabbt och lätt hantera leadet, ringa upp kunden och förhoppningsvis stänga affären.

Plattformen APSIS är bland de mest populära när det kommer till nyhetsbrev och marknadsföring via e-post. Funktionen bygger på drag and drop: du tar tag i moduler, släpper dem där du vill ha dem och bygger på så sätt ditt eget nyhetsbrev. Modulerna kan dessutom designas efter ditt företags grafiska profil. LRF kan med kopplingen mellan Pipedrive och APSIS skapa utskicksgrupper baserade på vilken annons leadet kommer ifrån samt veta vilken typ av utskick som ska göras, särskilt ämnat för mottagaren.

När vi närmade oss slutleverans av caset höll vi i utbildningar för säljarna. Då fick de kunskap om hur det nya systemet fungerar och hur de kan jobba med de olika funktionerna. Vi valde att själva bygga statistikmodulen som LRF efterfrågade. Våra tekniker satte samman en skräddarsydd modul med de komponenter och funktioner som LRF behövde. Modulen visar bland annat hur många leads varje säljare jobbar med, hur mycket som är bearbetat samt konverteringsgraden för varje säljare.

LRF har fått ett automatiserat workflow som är till glädje för både säljare och potentiella kunder – som nu snabbt får återkoppling. Affärssystemet hanterar Facebook-leads utan manuell inblandning, skapar upp poster i Pipedrive utifrån kundernas intresseanmälningar och sammanställer information som sedan blir till sälj eller riktade mailutskick. LRF har även god uppsikt över säljarnas arbete med sin skräddarsydda statistikmodul. Vi på Mild står för löpande support i vårt fortsatta samarbete.